Deze 5 fouten mag je nooit maken als werkgever in de horeca

1. Geen goed contractbeheer

Veel horecaondernemers werken met een mix van vaste medewerkers, oproepkrachten en soms ook ZZP’ers. Het niet goed vastleggen van afspraken kan leiden tot juridische risico’s en naheffingen. Sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) zijn oproepcontracten en tijdelijke contracten aan strengere regels gebonden. Daarnaast wordt er sinds begin dit jaar actief gecontroleerd en gehandhaafd op schijnzelfstandigheid bij ZZP’ers.

Wat kan er o.a. misgaan? 

• Vergeten om een oproepkracht die langer dan 12 maanden werkt, een aanbod te doen voor een vast aantal uren per week waardoor je het risico loopt op claims en nabetalingen.
• Samenwerken met een ZZP’er die feitelijk onder jouw gezag werkt waardoor je risico loopt op claims van de “ZZP’er” en boetes en naheffingen van de Belastingdienst. 
• Geen duidelijke contractafspraken maken over de duur of omvang van een arbeidscontract waardoor een medewerker arbeidsvoorwaarden kan claimen. 

• Zorg voor waterdichte contracten, afgestemd op het soort dienstverband/arbeidsverhouding en laat ze controleren door een expert. 
• Houd bij wanneer contracten aflopen en communiceer tijdig met medewerkers over verlenging of beëindiging. 
• Wees transparant over de rechten en plichten van je medewerkers.

2. Geen grip op personeelsplanning

Personeel is het visitekaartje van je bedrijf. De kwaliteit van je personeel is belangrijk, maar de manier waarop je hen inzet ook.

Wat kan er misgaan?

• Onvoldoende bezetting op drukke momenten, waardoor gasten te lang moeten wachten en omzet verloren gaat.
• Te veel mensen ingepland in rustige periodes, wat de loonkosten verhoogt. 
• Medewerkers die structureel te veel of te weinig uren maken, wat tot ontevredenheid leidt.

Hoe voorkom je deze fout?

• Maak een gedetailleerde planning op basis van historische data en reserveringen. 
• Gebruik planningssoftware om beter inzicht te krijgen in piek- en daluren en mogelijke gaten in je planning. 
• Bespreek de planning met je team en wees flexibel in het inspelen op wijzigingen.

3. Verzuim niet goed regelen

Ziekteverzuim komt in elke sector voor, maar in de horeca kan het grote gevolgen hebben door de vaak kleine teams en wisselende roosters.

Wat kan er misgaan?

• Geen duidelijk proces bij ziekmeldingen, wat kan leiden tot misbruik.
• Onjuiste loondoorbetaling, met risico op boetes van het UWV. 
• Geen externe begeleiding bij langdurig verzuim, wat kan resulteren in een lang en kostbaar traject.

Hoe voorkom je deze fout?

• Zorg voor een helder verzuimprotocol en communiceer dit met je medewerkers.
• Werk samen met een arbodienst voor begeleiding en preventie. 
• Stimuleer een gezonde werkomgeving om verzuim te verminderen.

4. Niet voldoen aan wet- en regelgeving

De wetgeving rondom arbeid in de horeca verandert regelmatig. Denk aan de recente wijzigingen rondom schijnzelfstandigheid, flexibele contracten en arbeidsomstandigheden. Niet voldoen aan deze regels kan leiden tot forse boetes en imagoschade.

Wat kan er misgaan?

• Een jonge medewerker inzetten buiten de toegestane werktijden volgens de Arbeidstijdenwet.
• Niet tijdig aanpassen van contracten aan nieuwe wetgeving of cao-regelgeving. 
• Arbeidsomstandigheden die niet voldoen aan de Arbowet.

Hoe voorkom je deze fout? 

• Houd wet- en regelgeving goed in de gaten en schakel juridisch advies in waar nodig.
• Werk met een betrouwbare salarisadministrateur die je up-to-date houdt.
• Zorg voor een veilige en gezonde werkomgeving voor je medewerkers.

5. Onduidelijkheid over loon en toeslagen

De horeca kent een complexe cao met strikte regels over minimumlonen, overwerktoeslagen en vergoedingen voor werk op feestdagen en in de nacht. Een fout in de salarisadministratie kan niet alleen leiden tot boze medewerkers, maar ook tot boetes en claims.

Wat kan er misgaan? 

• Te weinig loon betalen door het verkeerd inschalen van een medewerker. 
• Overwerk- of feestdagentoeslagen over het hoofd zien.
• Onjuiste verwerking van fooien en andere secundaire beloningen.

Hoe voorkom je deze fout?

• Zorg dat je salarisadministratie op orde is en gebruik betrouwbare software of een betrouwbare partner. 
• Blijf op de hoogte van cao-wijzigingen en pas je administratie hierop aan. 
• Communiceer duidelijk met je medewerkers over hun salaris en toeslagen.