Hoe kan Koninklijke Jaarbeurs de eetvoorkeuren van 2,5 miljoen bezoekers managen?

Duurzaamheidsambitie

Maar liefst 2,5 miljoen mensen krijgt Jaarbeurs elk jaar over de vloer. 2,5 miljoen bezoekers met elk hun eigen eetvoorkeuren, dieetwensen en soms allergieën. “Vroeger probeerden we aan veel persoonlijke wensen van de bezoekers te voldoen. Maar soms is het goed om ‘nee’ te zeggen, weten we inmiddels. Waste is met zulke bezoekersaantallen altijd een aandachtspunt, en bij Jaarbeurs staat duurzaamheid hoog op de agenda. We hebben namelijk de ambitie om de meest duurzame evenementenlocatie van Europa te worden.”

“Zowel bij de beurzen in de hallen als bij de congreslocaties bestaat onze catering voor 80% uit vegetarische gerechten en voor 20% uit vlees- of visgerechten, afhankelijk van de doelgroep. En wanneer we wel met vlees of vis werken, zorgen we ervoor dat vlees minimaal het 2* beter leven keurmerk heeft en vis het ASC- of MSC-keurmerk,” vertelt Piet van den Bosch. Hij houdt zich als culinair adviseur onder andere bezig met het samenstellen van menu’s en recepturen.

*Tekst gaat verder onder de foto

Nieuwe handigheidjes

In twee grote keukens wordt het eten voor de events, banqueting en custom menu’s bereid door een brigade van zo’n twintig vaste medewerkers. “Vaak schakelen we ook nog eens dezelfde hoeveelheid flexibele medewerkers in. Dan is het uiteraard belangrijk dat iedereen simpel en snel de precieze receptuur kan inzien. Ook op de vloer moeten onze gastheren en -vrouwen de bezoekers goed kunnen voorlichten over bijvoorbeeld allergenen.”

Voorheen gebruikte Jaarbeurs meerdere digitale systemen om onder meer de recepturen en de allergenendeclaratie in te voeren. “Het was veilig, maar weinig efficiënt. Een houtje-touwtje constructie. Daarom zijn we in de zomer van 2023 overgestapt op het Kitchen Management systeem van Horeko.”

Van den Bosch is erg enthousiast: “Ik voer alle recepturen in en krijg via de keukenbrigade feedback. Worden er vleestomaten gebruikt waar het recept romatomaten voorschrijft, dan passen we dat aan. Zo blijven de calculaties kloppend en voelt het keukenteam zich betrokken. Ook de wateroplosbare HACCP-stickers van Horeko worden steevast gebruikt, zodat elke medewerker ziet wat er precies in de spuitzak zit en wie het wanneer heeft gemaakt.”

Horeko Kitchen Management systeem

Toegegeven: het was een flinke klus om alle producten, halffabricaten en recepturen in te voeren. Van den Bosch: “Ik moest ook echt wel mijn weg vinden in het systeem. Maar als je het eenmaal doorhebt, bespaart het ontzettend veel tijd, geld en gedoe. En elke week ontdek ik weer nieuwe handigheidjes in het systeem.”

Om optimaal van het systeem te kunnen profiteren, zijn door de hele evenementenlocatie zes operators geïnstalleerd en meerdere tablets beschikbaar waarop medewerkers het systeem (en dus ook de ingrediënten en allergenen) kunnen raadplegen. “Iedereen is er inmiddels mee vertrouwd. Het is een groot succes!”