Nieuwe software scheelt Groningse hotels uren in personeelsplanning

Aleth Split is als f&b-manager verantwoordelijk voor de drank en het eten in Hotel Corps De Garde en Hotel Halbert, gelegen in hartje Groningen. Beide hotels worden gerund door Marloes Hemmel en haar partner Jan Akkermans. Split vertelt: “In 2021 hebben zij Hotel Corps De Garde geopend; een boetiekhotel met 19 kamers dat erg geliefd is onder Duitse gasten.”

Begin 2023 opende het gedreven ondernemersduo in dezelfde straat Hotel Halbert, met daarin ook fine-dining restaurant Blumé. “Hier komt doordeweeks veel zakelijk publiek, en in het weekend de leisure-gasten – ook veel Duitsers en vaak iets jonger dan bij Corps De Garde,” aldus Split.

*Tekst gaat verder onder het grijze kader

Persoonlijke benadering

Twee hotels in één straat biedt volop voordelen. Split: “We werken met één team voor beide locaties en kunnen in beide hotels veel ons gezicht laten zien.” De persoonlijke benadering staat voorop bij beide hotels. “Hotellerie draait om gastvrijheid. Dat zit ‘m ook in de details, bijvoorbeeld door te vragen of gasten een leuke tijd hebben gehad, of een felicitatiekaart in de kamer te leggen,” aldus Split.

Met de komst van het tweede hotel werd het tijd voor een professionaliseringsslag. Split: “Het team werd uitgebreid waardoor de personeelsplanning ons wekelijks wel vier tot vijf uur kostte. Bij mijn vorige werkgever had ik goede ervaringen met de software van Horeko, dat heb ik toen hier geïntroduceerd. We hebben het totaalpakket afgenomen maar implementeren het systeem in stappen."

"De eerste stap was het digitaliseren van de personeelsplanning. Die is nu binnen een uurtje geregeld, voor beide locaties. Medewerkers kunnen nu via de app ook makkelijk de planning inzien, beschikbaarheid doorgeven en ruilverzoeken indienen. Daarnaast houden we de HACCP bij in het systeem. In de backoffice kunnen we vervolgens snel analyseren en inzien waar het goed en minder goed gaat.”

*Tekst gaat verder onder de foto's

*Hotel Corps de Garde in Groningen (links en midden) hotel Halbert in Groningen (rechts)

Implementatie

De komende maanden worden steeds meer functies van het Horeko-pakket in gebruik genomen. Split: “We werken nu aan de implementatie van alle lonen en contracten. Daardoor kunnen we straks inplannen op personeelskosten en productiviteit. Ook de receptenmodule gaan we binnenkort gebruiken, zodat koks in de keuken op schermen de recepturen en foto’s kunnen zien."

"Extra handig omdat we de recepten dan in één keer kunnen delen tussen beide hotels. Door het digitaliseren van recepten kunnen we binnenkort gaan sturen op kostprijzen van gerechten. Ook voorraadbeheer staat op de planning. Zo kunnen we met Horeko ons bedrijfsproces blijven optimaliseren.”