News Café in Groningen automatiseert personeelsplanning: 'Iedereen is enthousiast'

Tijdrovende klus

Met een kleine tachtig personeelsleden in dienst – van wie de meeste parttime werken – was roosters maken altijd een flinke kluif voor Bram Muis en zijn collega-bedrijfsleiders. Hij vertelt: “Hier werken veel studenten die onregelmatig beschikbaar zijn. Voorheen gaven ze wekelijks per mail door wanneer ze konden werken."

"Vervolgens maakten wij handmatig in Excel de roosters: knippen, plakken, schuiven, nog meer knippen en plakken en dan dubbelchecken of we niks over het hoofd zagen. Vaak kostte het ons een dikke werkdag voordat het rooster rond was. Elke week opnieuw. Zowel voor ons als voor de medewerkers een enorm tijdrovende klus.”  

*Tekst gaat verder onder de foto

Geautomatiseerde planning

Bram en zijn collega’s zochten naar een snelle en efficiënte manier om hun personeelsrooster te maken. Bram: “We wilden de planning automatiseren om tijdswinst te boeken en het risico op fouten te verkleinen. Mijn collega’s hebben zich verdiept in verschillende aanbieders. Shiftbase van Sligro kwam als beste uit de bus. Het biedt een uitgebreid pakket aan mogelijkheden tegen de beste prijs."

"Wij maken voorlopig gebruik van de tools personeelsplanning en urenregistratie. Medewerkers krijgen via de app automatisch een verzoek om hun beschikbaarheid door te geven. Die vullen ze in, en vervolgens kunnen wij in een overzichtelijk dashboard van alle personeelsleden zien wie wanneer kan werken. Daarna is het een kwestie van schuiven en klaar is Kees. Medewerkers krijgen weer automatisch een app als het rooster rond is.”

*Tekst gaat verder onder het grijze kader en de foto

Tijdswinst en efficiëntie

Zowel voor het management van het News Café als de medewerkers is de personeelsplanning van Shiftbase een verademing. Bram: “Het systeem levert ons enorme tijdswinst en efficiëntie op. We zijn nu zo’n halve dag bezig met de personeelsplanning, dat scheelt dus zeker de helft. Ook ons team is enthousiast."

"Ook voor hen is Shiftbase supertoegankelijk. Het kost ons slechts een paar minuten om het uit te leggen aan nieuwe medewerkers. Bovendien plannen we niet meer per ongeluk te veel of te weinig mensen in.” En er is nóg een groot voordeel aan werken met Shiftbase, weet Bram: “We hebben meer grip op de personeelskosten gekregen. De planning is namelijk gekoppeld aan de salarissen, dus we kunnen sturen op de personeelskosten. Dankzij Shiftbase kunnen we dus op talloze manieren besparen.”